Le comptable copropriété est un expert-comptable qui a pour mission d'assurer la gestion des comptes de la copropriété. Pour assurer la bonne santé financière de la copropriété, il doit piloter la tenue de la comptabilité, suivre les charges et les dépenses, élaborer le budget prévisionnel et communiquer avec les copropriétaires et les prestataires.
Tenue de la comptabilité
La tenue de la comptabilité est l'une des missions principales du comptable copropriété. Elle comprend trois sous-tâches importantes : la réception des pièces comptables, la saisie des écritures comptables et l'établissement des comptes annuels.
Réception des pièces comptables
Le comptable copropriété doit être en mesure de réceptionner toutes les pièces justificatives des charges et des dépenses de la copropriété. Ces pièces doivent être classées et archivées pour faciliter toute vérification ultérieure. Parmi les pièces à recevoir, il y a les factures des fournisseurs, les relevés de banque, les quittances de loyer, etc.
Saisie des écritures comptables
Une fois les pièces comptables réceptionnées, le comptable copropriété doit saisir les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité. Chaque écriture doit être classée par nature de dépense (salaires, fournitures, prestations, etc.) et par compte comptable (compte bancaire, compte fournisseur, compte de charges, etc.).
Établissement des comptes annuels
Le comptable copropriété doit établir les comptes annuels de la copropriété. Pour cela, il doit enregistrer toutes les écritures comptables de l'exercice dans le grand livre de la copropriété. Cela lui permettra de dégager le résultat de l'exercice et d'établir le bilan comptable. Le bilan comptable est un état financier qui présente la situation patrimoniale de la copropriété à un moment donné.
Suivi des charges et des dépenses
Le comptable de copropriété travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires locatifs pour gérer le suivi des charges et des dépenses de la copropriété. Il doit s'assurer que les dépenses sont conformes aux budgets prévus afin de garantir une gestion comptable rigoureuse, assurant ainsi le bon fonctionnement de l'immeuble. La comptabilité est tenue efficacement, avec la réception et la saisie des pièces comptables par le comptable de copropriété, qui établit également les comptes annuels. Ce dernier assure le suivi des appels de fonds et des quittances, organise les assemblées générales et gère les relations avec les prestataires de services, en collaboration avec les gestionnaires locatifs.
Élaboration du budget prévisionnel
L'élaboration du budget prévisionnel est une mission essentielle du comptable copropriété. Il doit établir une estimation des charges à venir pour l'année en cours, en se basant sur les dépenses des années précédentes et sur les projections futures. Pour cela, il doit prendre en compte les frais liés à l'entretien de l'immeuble, les consommations énergétiques, les taxes et impôts, les assurances, les honoraires des prestataires de services, etc. Une fois le budget prévisionnel établi, le comptable copropriété doit le présenter aux copropriétaires lors de l'assemblée générale annuelle et faire voter sur son adoption. Ce budget prévisionnel permet notamment de fixer les montants des appels de fonds et des charges à venir pour l'année en cours.
Communication avec les copropriétaires et prestataires
La communication avec les copropriétaires et les prestataires fait partie des missions du comptable copropriété. Cette communication peut prendre diverses formes, spécialement l'organisation et la tenue d'assemblées générales, le suivi d'appels de fonds et de quittances, ainsi que les relations avec les prestataires de service.
Organisation et tenue d'assemblées générales
L'organisation et la tenue d'assemblées générales font partie des missions principales du comptable copropriété. Les assemblées générales permettent de prendre les décisions importantes pour la copropriété et d'élire les membres du conseil syndical. Le comptable copropriété peut aider à l'organisation de ces assemblées en préparant les convocations et en préparant les différents documents nécessaires.
Suivi d'appels de fonds et de quittances
Le comptable copropriété doit assurer le suivi des appels de fonds et des quittances pour faciliter la gestion des factures de la copropriété. Il doit relancer les copropriétaires en cas de retard de paiement.
Relations avec les prestataires de services
Enfin, le comptable copropriété doit avoir des relations étroites avec les prestataires de service de la copropriété. Il doit négocier les contrats avec les différents prestataires (sécurité, chauffage, entretien, etc.) et contrôler la qualité des prestations fournies.
